Pertemuan Ke 4

 MENGELOLA PERUSAHAAN BISNIS

Nama: Oksi Wijaya Kusuma Efendi
NIM: 222010200195
Dosen Pengampu: Tofan Tri Nugroho, S.E., M.M. 
Prodi: Manajemen
Fakultas Bisnis, Hukum, dan Ilmu Sosial
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

A. Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen mencakup empat langkah utama yang memastikan kelancaran pengelolaan organisasi:

1. Perencanaan: Dimulai dengan menetapkan tujuan organisasi, mengembangkan strategi komprehensif untuk mencapainya, serta merancang rencana taktis dan operasional untuk melaksanakan strategi tersebut.
2. Pengorganisasian: Melibatkan pengelolaan sumber daya manusia, keuangan, dan fisik untuk mengimplementasikan rencana.
3. Memimpin: Membimbing dan memotivasi tim untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
4. Pengendalian: Memantau kinerja untuk memastikan bahwa tujuan tercapai sesuai rencana dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.

B. Ilmu dan Seni Manajemen

Manajemen adalah perpaduan antara ilmu dan seni: 

a. Ilmu Manajemen: Melibatkan pengumpulan data, fakta, dan informasi objektif. Manajer dapat menggunakan model kuantitatif dan teknik pengambilan keputusan untuk membuat keputusan yang rasional. 

b. Seni Manajemen: Bergantung pada keterampilan konseptual, komunikasi, interpersonal, dan manajemen waktu. Seorang manajer sering kali harus membuat keputusan di antara beberapa opsi yang terlihat sama menariknya.

Gambar tersebut menjelaskan proses kontrol dalam manajemen, yang merupakan seni dan ilmu memastikan bahwa kinerja suatu organisasi sesuai dengan standar yang ditetapkan. Berikut langkah-langkahnya:

1. Menetapkan standar: Menentukan tujuan atau tolok ukur yang ingin dicapai.
2. Mengukur kinerja aktual: Melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang telah dicapai.
3. Membandingkan kinerja dengan standar: Memeriksa apakah kinerja aktual sesuai dengan standar.

• Jika YA (kinerja sesuai standar): Lanjutkan aktivitas seperti biasa.
• Jika TIDAK (kinerja tidak sesuai standar): Lakukan penyesuaian, baik dengan memperbaiki kinerja atau merevisi standar.

Gambar ini mengilustrasikan keseimbangan antara harapan (standar) dan kenyataan (kinerja), yang menjadi inti dari kontrol manajerial.

C. Menjadi Seorang Manajer

Menjadi seorang manajer yang efektif adalah kombinasi antara memiliki latar belakang pendidikan yang tepat dan pengalaman praktis yang cukup.

• Pendidikan Formal: Pendidikan formal adalah dasar penting untuk menjadi seorang manajer. Mulailah dengan memperoleh gelar dalam bidang manajemen, administrasi bisnis, atau bidang terkait lainnya. Gelar ini tidak hanya memberikan pengetahuan teoritis, tetapi juga sertifikasi yang diakui secara profesional, seperti Project Management Professional (PMP) atau Certified Manager (CM). Sertifikasi ini dapat meningkatkan kredibilitas dan membuka peluang karir lebih luas.
• Pengalaman Praktis: Setelah mendapatkan pendidikan formal, langkah berikutnya adalah mengumpulkan pengalaman praktis. Carilah kesempatan untuk memimpin tim atau menjadi supervisor dalam berbagai proyek atau departemen. Pengalaman ini sangat berharga untuk mengembangkan keterampilan manajerial seperti pengambilan keputusan, komunikasi, dan kepemimpinan. Tantangan sehari-hari di tempat kerja juga membantu memahami dinamika tim dan mengelola konflik secara efektif.

D. Jenis-Jenis Manajer

Tiga tingkatan manajemen dalam organisasi memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda:

1. Manajer puncak, seperti presiden, CEO, atau kepala keuangan (CFO), bertanggung jawab atas keseluruhan kinerja dan efektivitas organisasi. Mereka menetapkan kebijakan umum, merumuskan strategi, dan mengambil keputusan penting yang memengaruhi arah organisasi secara keseluruhan. Selain itu, mereka juga bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungan eksternal, baik dengan perusahaan lain maupun dengan badan pemerintah.

2. Manajer menengah bertugas mengimplementasikan strategi yang telah ditetapkan oleh manajer puncak. Contoh posisi ini meliputi manajer pabrik, manajer operasi, atau manajer divisi. Mereka memastikan bahwa strategi yang dirumuskan di tingkat atas dapat diterapkan secara efektif dalam unit-unit kerja yang lebih kecil. Manajer menengah juga bertanggung jawab untuk mengoordinasikan tim dan memastikan tujuan organisasi dapat dicapai melalui arahan kepada manajer lini pertama.

3. Di tingkat operasional, manajer lini pertama memainkan peran penting dalam mengawasi langsung aktivitas karyawan. Supervisor, manajer kantor, atau pemimpin kelompok adalah contoh dari manajer lini pertama. Mereka bertanggung jawab memastikan bahwa karyawan memahami kebijakan dan prosedur perusahaan serta terlatih dengan baik. Selain itu, mereka memonitor kinerja harian dan memastikan pekerjaan selesai sesuai standar yang ditetapkan.

Alur tanggung jawab ini dimulai dari manajer puncak yang menetapkan visi, strategi, dan kebijakan organisasi. Selanjutnya, manajer menengah bertindak sebagai penghubung untuk menerjemahkan strategi tersebut ke dalam tindakan yang spesifik dan terukur di masing-masing unit kerja. Akhirnya, manajer lini pertama mengawasi pelaksanaan langsung oleh karyawan di lapangan, memastikan tujuan operasional dapat tercapai dengan baik. Alur ini memastikan visi strategis organisasi dapat terwujud secara efisien dan efektif.

Tabel ini menjelaskan berbagai bidang manajemen dalam organisasi, masing-masing dengan tugas utama dan tanggung jawab spesifik. Berikut penjelasannya: 

1. Manajer Sumber Daya Manusia (SDM), yang bertugas melakukan rekrutmen dan pelatihan karyawan baru. Manajer SDM bertanggung jawab untuk mengelola rekrutmen, pelatihan, serta pengembangan karyawan agar tenaga kerja tetap kompeten dan produktif. 

2. Manajer Operasional bertugas mengawasi proses produksi dan kontrol kualitas. Tanggung jawabnya adalah memastikan produksi berjalan lancar dan produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang telah ditentukan.

3. Manajer Pemasaran dibidang pemasaran bertugas mengembangkan strategi pemasaran dan menjalankan kampanye iklan. Mereka bertanggung jawab meningkatkan visibilitas merek (brand) dan penjualan melalui berbagai saluran pemasaran. 

4. Manajer Informasi mengelola sistem informasi dan teknologi dengan tanggung jawab memastikan sistem IT berjalan dengan baik serta mendukung operasional bisnis.

5. Manajer Keuangan dalam bidang keuangan bertugas membuat laporan keuangan bulanan dan mengelola anggaran. Tugas ini disertai tanggung jawab mengelola keuangan perusahaan, termasuk menyusun anggaran, mengelola kas, dan menyajikan laporan keuangan.  

6. Manajer Lainnya, seperti Manajer Desain, yang bertugas mengembangkan desain produk baru dengan mengikuti tren pasar. Tanggung jawabnya adalah menciptakan desain yang inovatif dan menarik sesuai kebutuhan pasar. Semua bidang ini bekerja secara sinergis untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Alur Tanggung Jawab:

Keseluruhan alur ini berfungsi sebagai sistem yang saling terhubung untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Setiap bidang manajemen memiliki peran unik yang mendukung fungsi organisasi:

1. SDM mengelola tenaga kerja untuk memastikan mereka siap melaksanakan tugas.
2. Operasional bertanggung jawab pada kelancaran produksi dan efisiensi.
3. Pemasaran bertugas meningkatkan penjualan dan memperkuat merek.
4. Informasi memastikan teknologi mendukung proses bisnis.
5. Keuangan mengelola dana untuk keberlanjutan bisnis.
6. Desain memastikan inovasi dan daya tarik produk.

E. Manajemen Strategis

Manajemen strategis adalah proses yang penting untuk memastikan organisasi dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Berikut adalah komponen utama dalam manajemen strategis:

1. Menetapkan tujuan bisnis melibatkan identifikasi arah strategis organisasi. Tujuan ini memberikan panduan tentang apa yang ingin dicapai oleh organisasi dalam jangka panjang dan membantu dalam mengarahkan segala keputusan dan tindakan yang diambil.
2. Merumuskan strategi berarti menentukan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ini mencakup analisis lingkungan internal dan eksternal, identifikasi kekuatan dan kelemahan, serta peluang dan ancaman yang dihadapi oleh organisasi.

Hirarki Rencana

Dalam manajemen strategis, terdapat hirarki rencana yang terdiri dari:

• Rencana Strategis: Ini adalah rencana jangka panjang yang menetapkan alokasi sumber daya dan prioritas perusahaan. Rencana strategis mencakup visi dan misi perusahaan serta tujuan jangka panjangnya.

• Rencana Taktis: Rencana taktikal adalah rencana jangka pendek yang mendukung strategi yang lebih besar. Ini mencakup tindakan spesifik dan program yang dirancang untuk mencapai tujuan jangka pendek yang selaras dengan rencana strategis.

• Rencana Operasional: Rencana operasional mencakup target harian atau mingguan yang dirancang untuk mendukung rencana strategis dan taktis. Rencana ini berfokus pada detail operasional dan tugas sehari-hari yang perlu dilakukan untuk menjaga kelancaran operasi perusahaan.

F. Jenis-Jenis Strategi

Dalam manajemen strategis, terdapat berbagai jenis strategi yang diimplementasikan untuk mencapai tujuan organisasi. Berikut penjelasan mengenai jenis-jenis strategi tersebut:

1. Strategi Perusahaan adalah langkah yang diambil untuk menentukan bisnis apa yang akan dimiliki dan dioperasikan oleh perusahaan. Ini mencakup keputusan mengenai diversifikasi bisnis, akuisisi, aliansi strategis, dan restrukturisasi. Misalnya, sebuah perusahaan teknologi mungkin memutuskan untuk memperluas bisnisnya dengan memasuki industri perangkat keras selain perangkat lunak.
2. Strategi Bisnis/Kompetitif  berfokus pada pengembangan strategi untuk setiap unit bisnis atau lini produk agar tetap kompetitif di pasar. Strategi ini mencakup analisis persaingan, penentuan posisi produk, dan penetapan harga yang kompetitif. Misalnya, sebuah perusahaan otomotif mungkin mengembangkan strategi untuk setiap model mobilnya dengan mempertimbangkan preferensi konsumen dan tren pasar.
3. Strategi Fungsional melibatkan pengelolaan fungsi-fungsi tertentu dalam organisasi seperti pemasaran, keuangan, dan operasi untuk mendukung tujuan organisasi secara keseluruhan. Contohnya adalah strategi pemasaran yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran merek melalui kampanye iklan, atau strategi keuangan yang fokus pada efisiensi biaya dan pengelolaan arus kas.

G. Perencanaan Kontijensi dan Manajemen Krisis

Perencanaan Kontinjensi

Perencanaan kontinjensi adalah proses yang melibatkan identifikasi perubahan pasar atau situasi yang mungkin terjadi dan menyiapkan respons untuk menghadapi perubahan tersebut. Dalam dunia bisnis yang selalu berubah, memiliki rencana kontinjensi sangat penting untuk memastikan organisasi dapat tetap beroperasi meskipun ada gangguan tak terduga. Misalnya, perusahaan mungkin menyiapkan rencana kontinjensi untuk menghadapi perubahan regulasi, fluktuasi harga bahan baku, atau gangguan rantai pasokan. Tujuan utama dari perencanaan kontinjensi adalah untuk meminimalkan dampak negatif dari perubahan yang tidak terduga dan memastikan kelangsungan operasional.

Manajemen Krisis

Manajemen krisis adalah proses yang lebih intensif yang melibatkan beberapa tahapan penting: identifikasi potensi krisis, penyusunan rencana untuk mengatasinya, respons cepat saat krisis terjadi, dan evaluasi pasca-krisis untuk perbaikan. Tahap pertama adalah mengenali potensi krisis yang mungkin dihadapi, seperti bencana alam, kegagalan teknologi, atau skandal perusahaan. Selanjutnya, perusahaan menyusun rencana yang detail untuk menangani setiap jenis krisis yang mungkin terjadi, termasuk langkah-langkah komunikasi dengan stakeholder dan tindakan pemulihan. Ketika krisis terjadi, penting untuk merespons dengan cepat dan efektif untuk mengurangi dampak negatifnya. Setelah krisis berakhir, evaluasi dilakukan untuk menganalisis apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu ditingkatkan untuk masa depan.

H. Manajemen dan Budaya Perusahaan

Budaya perusahaan memainkan peran yang sangat penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan produktif. Untuk menghadapi perubahan, ada beberapa langkah kunci yang perlu dilakukan:

Analisis Lingkungan : Langkah pertama adalah melakukan analisis lingkungan untuk menentukan perubahan apa yang perlu dilakukan. Ini mencakup mengidentifikasi faktor-faktor internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi organisasi, seperti tren pasar, perubahan teknologi, dan dinamika persaingan. Dengan memahami kondisi lingkungan, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih informatif mengenai langkah-langkah perubahan yang perlu diambil.

Merumuskan Visi Baru: Setelah menganalisis lingkungan, langkah berikutnya adalah merumuskan visi baru yang mencerminkan fokus pada pelanggan dan pesaing. Visi baru ini harus menjadi panduan bagi seluruh anggota organisasi dan memberikan arah yang jelas tentang tujuan jangka panjang perusahaan. Visi yang kuat dan inspiratif dapat memotivasi karyawan dan mendorong mereka untuk bekerja menuju tujuan bersama.

Mengimplementasikan Sistem Baru: Untuk mendukung visi baru dan nilai-nilai yang diinginkan, perusahaan perlu mengimplementasikan sistem baru. Sistem ini mencakup penilaian karyawan dan kompensasi yang mendukung nilai-nilai baru perusahaan. Misalnya, perusahaan dapat memperkenalkan program penilaian kinerja yang lebih transparan dan adil, serta sistem kompensasi yang memberikan insentif kepada karyawan yang berprestasi. Selain itu, perusahaan dapat mengadopsi teknologi baru untuk meningkatkan efisiensi operasional dan memperkuat komunikasi antar departemen.