Pertemuan ke 5

STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

Nama: Oksi Wijaya Kusuma Efendi
NIM: 222010200195
Dosen Pengampu: Tofan Tri Nugroho, S.E., M.M. 
Prodi: Manajemen
Fakultas Bisnis, Hukum, dan Ilmu Sosial
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

A. Struktur Organisasi

      Setiap organisasi harus mengembangkan struktur organisasi yang tepat spesifikasi pekerjaan yang harus dilakukan dan cara-cara di mana pekerjaan tersebut berhubungan satu sama lain. Struktur organisasi membantu dalam mengatur tugas dan tanggung jawab setiap individu maupun departemen. Sebagian besar organisasi sering mengubah struktur mereka hampir terus-menerus untuk tetap relevan dan efisien. Perusahaan menyiapkan bagan organisasi untuk memperjelas struktur dan untuk menunjukkan kepada karyawan di mana mereka cocok dalam operasi perusahaan. Setiap kotak dalam bagan ini mewakili pekerjaan tertentu, dan garis-garis padat menentukan rantai komando atau hubungan pelaporan. Dalam bisnis kecil, bagan organisasi membantu menjelaskan struktur dan posisi karyawan. Namun, dalam perusahaan besar, bagan organisasi biasanya lebih kompleks dengan banyak tingkatan. Mereka sering kali memiliki bagan terpisah untuk setiap divisi atau departemen karena ukuran perusahaan mencegah mereka memetakan setiap manajer dalam satu bagan tunggal.

    Struktur organisasi ditentukan oleh berbagai faktor, termasuk misi dan strategi organisasi, ukuran, lingkungan, dan sejarah. Misalnya, sebuah perusahaan dengan misi untuk menjadi pemimpin inovasi teknologi mungkin memiliki struktur yang lebih fleksibel dan dinamis untuk memungkinkan perubahan cepat dan adaptasi. Sebaliknya, perusahaan besar yang beroperasi di lingkungan yang stabil mungkin memiliki struktur yang lebih formal dan hierarkis.

Struktur tidak statis tetapi sering diubah dan dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan dalam strategi perusahaan, lingkungan bisnis, atau kebutuhan operasional. Dengan struktur yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan koordinasi, efisiensi, dan fleksibilitas dalam menghadapi tantangan bisnis.

B. Bagan Organisasi

 

Gambar ini menunjukkan bagan organisasi Layanan Landskap Kontemporer, yang merupakan struktur hierarki organisasi dari atas ke bawah. Berikut adalah penjelasan singkat:

Keterangan:

1. Warna cokelat: Menunjukkan tingkat tertinggi organisasi, yaitu Presiden/Pemilik.
2. Warna biru: Menunjukkan kepala divisi atau manajer utama (Toko Ritel Manajer, Pembibitan Manajer, dan Lanskap Operasi Manajer).
3. Warna oranye: Menunjukkan posisi manajerial dan pengelola tingkat operasional (contoh: Pembeli, Kantor Manajer, Pengawas, Perumahan Manajer, Komersial Manajer).
4. Warna Hijau: Garis Komando menunjukkan hubungan pelaporan dan garis komando antara posisi atau jabatan dalam organisasi.

Alur Hierarki:

1. Presiden/Pemilik: Pemimpin tertinggi yang bertanggung jawab atas seluruh operasional perusahaan.
2. Manajer Utama (Warna Biru): Dibagi menjadi tiga divisi utama:
1. Toko Ritel Manajer: Mengawasi operasional toko ritel.
2. Pembibitan Manajer: Mengelola bagian pembibitan (bibit tanaman).
3. Lanskap Operasi Manajer: Mengatur proyek lanskap, baik perumahan maupun komersial.
3. Manajer dan Pengelola Operasional (Warna Oranye): Setiap divisi memiliki struktur pendukung:
1. Toko Ritel Manajer mengelola Pembeli dan Kantor Manajer.
2. Pembibitan Manajer mengelola Pembeli dan Pengawas.
3. Lanskap Operasi Manajer membawahi Perumahan Manajer dan Komersial Manajer.

Bagan ini menggambarkan hubungan langsung dan alur tanggung jawab dari Presiden/Pemilik hingga ke tingkat operasional, dengan setiap warna mewakili tingkatan dalam struktur organisasi.

C. Komponen Dasar Struktur Organisasi

Faktor-Faktor Penentu Struktur Organisasi:

1. Misi dan Strategi: Misi adalah tujuan utama organisasi. Contohnya, perusahaan teknologi mungkin memiliki misi untuk "mengembangkan solusi inovatif untuk masyarakat. Strategi adalah langkah-langkah untuk mencapai misi tersebut. Misalnya, perusahaan yang berfokus pada inovasi akan membutuhkan struktur yang fleksibel agar ide-ide baru dapat berkembang.

2. Ukuran Perusahaan : Perusahaan kecil biasanya memiliki struktur yang lebih sederhana, seperti hanya satu atau dua tingkat manajemen. Sebaliknya, perusahaan besar membutuhkan struktur yang lebih kompleks untuk mengelola banyak divisi, karyawan, dan lokasi.

3. Lingkungan Organisasi: Lingkungan yang stabil (misalnya, bisnis yang beroperasi di sektor yang jarang berubah) mungkin memerlukan struktur yang lebih formal. Namun, jika lingkungan selalu berubah (misalnya, perusahaan di bidang teknologi atau mode), struktur yang fleksibel lebih cocok agar perusahaan dapat cepat beradaptasi.

Mengorganisasikan untuk Pertumbuhan dalam Kewirausahaan. Ketika seorang pengusaha ingin bisnisnya tumbuh, ada beberapa hal penting terkait struktur organisasi yang perlu diperhatikan:

1. Visi: Pengusaha harus punya gambaran jelas tentang ke mana bisnis akan berkembang dalam jangka panjang. Ini akan memengaruhi bagaimana organisasi dibentuk.
2. Struktur Organisasi: Awalnya, struktur mungkin sederhana (semua karyawan melapor langsung ke pemilik). Namun, saat bisnis tumbuh, perlu ada pembagian peran yang jelas, seperti departemen pemasaran, produksi, dan keuangan.
3. Operasional: Sistem kerja harus dirancang agar mendukung pertumbuhan. Contohnya, pengusaha bisa memanfaatkan teknologi untuk mempercepat proses kerja.
4. Strategi Pemasaran: Untuk tumbuh, usaha baru harus menjangkau pasar yang lebih luas. Ini membutuhkan struktur pemasaran yang kuat, seperti tim khusus untuk media sosial atau riset pasar.

Spesialisasi dan Departementalisasi sebagai Dua Blok Penyusun Struktur Organisasi

Spesialisasi Pekerjaan adalah proses mengidentifikasi pekerjaan tertentu dan menunjuk orang untuk melakukannya. Dengan kata lain, pekerjaan yang kompleks dipecah menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan spesifik, dan masing-masing individu bertanggung jawab atas tugas-tugas tersebut sesuai dengan keahlian mereka. Spesialisasi memungkinkan karyawan untuk menjadi ahli dalam bidang tertentu, meningkatkan efisiensi dan kualitas pekerjaan.

Departementalisasi adalah proses pengelompokan pekerjaan yang telah terspesialisasi ke dalam unit logis. Setelah pekerjaan diidentifikasi dan ditunjuk kepada individu, langkah berikutnya adalah mengelompokkan pekerjaan tersebut berdasarkan kesamaan fungsi, produk, proses, pelanggan, atau geografis. Departementalisasi membantu organisasi dalam mengkoordinasikan dan mengelola berbagai kegiatan dengan lebih efisien.

Menurut Ronald J. Ebert & Ricky W. Griffin dalam buku Business Essentials (Global Edition), ada lima bentuk utama departementalisasi yang umum digunakan dalam organisasi:

1. Departementalisasi Fungsional: Departementalisasi berdasarkan fungsi atau aktivitas yang dilakukan, seperti pemasaran, keuangan, operasi, dan sumber daya manusia. Ini memungkinkan spesialisasi dalam setiap fungsi dan efisiensi operasional. Misalnya, semua aktivitas pemasaran dikelompokkan dalam satu departemen.
2. Departementalisasi Produk: Departementalisasi berdasarkan produk atau layanan yang ditawarkan. Setiap unit bisnis atau lini produk memiliki departemen yang menangani produksi, pemasaran, dan dukungan produk tertentu. Ini memungkinkan fokus yang lebih besar pada setiap lini produk. Misalnya, perusahaan elektronik mungkin memiliki departemen terpisah untuk produk televisi, komputer, dan ponsel.
3. Departementalisasi Proses: Departementalisasi berdasarkan proses produksi yang digunakan untuk menciptakan barang dan jasa. Setiap tahap proses produksi diatur dalam unit terpisah. Ini memungkinkan peningkatan efisiensi dan pengendalian kualitas dalam setiap tahap proses. Misalnya, dalam industri manufaktur, proses seperti pengolahan bahan baku, perakitan, dan pengepakan bisa didepartementalisasi secara terpisah.
4. Departementalisasi Pelanggan: Departementalisasi berdasarkan jenis pelanggan atau kelompok pelanggan yang dilayani. Ini memungkinkan layanan yang lebih spesifik dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Misalnya, bank mungkin memiliki departemen terpisah untuk nasabah perorangan, bisnis kecil, dan perusahaan besar.
5. Departementalisasi Geografis: Departementalisasi berdasarkan wilayah geografis di mana perusahaan beroperasi. Ini memungkinkan pengelolaan operasi yang lebih baik di berbagai lokasi geografis. Misalnya, perusahaan multinasional mungkin memiliki departemen terpisah untuk operasi di Amerika Utara, Eropa, dan Asia.

Perusahaan yang lebih besar sering memanfaatkan berbagai jenis departementalisasi untuk berbagai tingkatan organisasi. Misalnya, sebuah perusahaan besar bisa menggabungkan departementalisasi fungsional di tingkat pusat, sementara menggunakan departementalisasi produk di tingkat divisi.

D. Menetapkan Hirarki Pengambilan Keputusan

Penetapan hierarki pengambilan keputusan merupakan komponen utama dari struktur organisasi dan mencakup beberapa konsep kunci, yaitu sentralisasi dan desentralisasi, serta struktur organisasi tinggi dan datar.

Sentralisasi dan Desentralisasi, Delegasi, dan Wewenang sebagai Unsur Utama dalam Membangun Hierarki Pengambilan Keputusan

Sentralisasi dan Desentralisasi

Setelah pekerjaan telah terspesialisasi dan terdepartemenisasi, perusahaan menetapkan hierarki pengambilan keputusan. Salah satu isu utama yang ditangani melalui penciptaan hierarki pengambilan keputusan melibatkan apakah perusahaan akan relatif tersentralisasi atau relatif terdesentralisasi.

• Organisasi Tersentralisasi: Dalam organisasi tersentralisasi, otoritas pengambilan keputusan dipertahankan di tingkat atas organisasi. Sistem otoritas tersentralisasi biasanya memerlukan beberapa lapisan manajemen dan dengan demikian struktur organisasi yang tinggi. Struktur yang tinggi ini memungkinkan kontrol yang ketat dan konsistensi dalam keputusan yang diambil.

• Organisasi Terdesentralisasi: Sebaliknya, dalam organisasi terdesentralisasi, sebagian besar otoritas pengambilan keputusan didelegasikan ke tingkat manajemen yang lebih rendah. Perusahaan yang terdesentralisasi cenderung memiliki lebih sedikit lapisan manajemen, sehingga menghasilkan struktur organisasi yang datar. Struktur yang datar ini memungkinkan respons yang lebih cepat terhadap perubahan lingkungan dan meningkatkan keterlibatan karyawan dalam pengambilan keputusan.

Konsep terkait adalah rentang kendali, yang mengacu pada jumlah orang yang melapor kepada seorang manajer. Organisasi yang tinggi dan tersentralisasi cenderung memiliki rentang kendali yang sempit, sedangkan organisasi yang datar dan tersentralisasi cenderung memiliki rentang kendali yang lebih luas.

Delegasi

Delegasi adalah proses di mana seorang manajer mengalokasikan pekerjaan kepada bawahannya. Proses delegasi melibatkan tiga langkah utama:

1. Penugasan Tanggung Jawab: Memberikan tugas spesifik kepada bawahan.

2. Pemberian Kewenangan: Memberikan kekuasaan kepada bawahan untuk menyelesaikan tugas tersebut.

3. Penciptaan Akuntabilitas: Memastikan karyawan bertanggung jawab atas hasil kerja mereka.

Melalui delegasi, manajer dapat mengurangi beban kerja mereka sendiri dan memungkinkan bawahan untuk mengembangkan keterampilan dan tanggung jawab baru.

Wewenang

Ketika individu didelegasikan tanggung jawab dan wewenang dalam suatu perusahaan, jaringan interaksi yang kompleks pun berkembang. Interaksi ini dapat mengambil salah satu dari tiga bentuk wewenang:

1. Wewenang Lini: Mengikuti rantai komando dan mencakup keputusan yang berhubungan langsung dengan tujuan utama organisasi.

2. Wewenang Staf: Bergantung pada keahlian di bidang khusus seperti hukum, akuntansi, dan sumber daya manusia. Fungsi staf memberikan nasihat dan dukungan kepada manajer lini.

3. Wewenang Komite dan Tim: Melibatkan sekelompok individu yang bekerja sama untuk membuat keputusan. Komite dan tim sering kali digunakan untuk menangani masalah yang membutuhkan perspektif dari berbagai fungsi dalam organisasi.

E. Bentuk Dasar Struktur Organisasi

Perbedaan Struktur Organisasi

1. Struktur Fungsional

Struktur fungsional didasarkan pada fungsi utama organisasi, seperti pemasaran, keuangan, atau operasi. Setiap fungsi diorganisasikan ke dalam departemen terpisah yang melaporkan kepada eksekutif puncak. Keunggulan utama dari struktur fungsional adalah efisiensi spesialisasi, memungkinkan setiap departemen untuk fokus pada bidang keahlian spesifik mereka.

2. Struktur Divisional

Struktur divisional mengelompokkan aktivitas berdasarkan kelompok produk atau layanan yang berbeda. Setiap divisi bertanggung jawab atas produk atau layanan tertentu dan memiliki departemen sendiri, seperti pemasaran, keuangan, dan operasi. Struktur ini memungkinkan perusahaan untuk lebih responsif terhadap kebutuhan spesifik masing-masing produk atau pasar.

3. Struktur Matriks

Struktur matriks adalah kombinasi dari struktur fungsional dan divisional. Ini memaksakan satu jenis struktur di atas yang lain dengan memiliki dua jalur pelaporan, satu berdasarkan fungsi dan satu berdasarkan proyek atau produk. Struktur ini memungkinkan fleksibilitas dan koordinasi lintas fungsi, namun bisa menyebabkan kebingungan dalam pelaporan ganda.

4. Struktur Internasional

Struktur internasional muncul sebagai respons terhadap kebutuhan untuk beroperasi di pasar global. Sebuah perusahaan mungkin memulai dengan departemen internasional kecil yang kemudian tumbuh menjadi divisi internasional. Ketika persaingan global meningkat, beberapa perusahaan mengadopsi struktur yang benar-benar global, memproduksi dan menjual produk di berbagai pasar lokal tanpa mempertimbangkan batas-batas nasional.

Bentuk-Bentuk Baru Desain Organisasi

1. Organisasi Tim

Organisasi tim hampir secara eksklusif bergantung pada tim proyek dengan sedikit atau tanpa hierarki fungsional yang mendasarinya. Tim bekerja secara mandiri untuk mencapai tujuan spesifik dan sering kali terdiri dari anggota lintas fungsi.

2. Organisasi Virtual

Organisasi virtual memiliki sedikit atau tidak ada struktur formal dan hanya memiliki segelintir karyawan. Mereka bergantung pada outsourcing dan kolaborasi eksternal untuk menyelesaikan pekerjaan. Model ini memungkinkan fleksibilitas tinggi dan pengurangan biaya overhead.

3. Organisasi Pembelajar

Organisasi pembelajar fokus pada pembelajaran dan pengembangan karyawan secara berkelanjutan. Mereka berupaya mengintegrasikan perbaikan berkelanjutan dalam proses dan budaya perusahaan dengan pembelajaran aktif.

Dengan memahami perbedaan ini, perusahaan dapat memilih struktur yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan mereka, serta tetap adaptif terhadap perubahan lingkungan bisnis.

Organisasi Informal dan Intrapreneuring

Organisasi Informal

Organisasi formal adalah bagian yang dapat direpresentasikan dalam bentuk bagan, menunjukkan struktur resmi dari suatu organisasi. Namun, selain struktur formal tersebut, terdapat juga organisasi informal yang mencakup interaksi sosial sehari-hari di antara karyawan yang melampaui pekerjaan formal dan hubungan kerja. Organisasi informal dapat mempengaruhi dan mengubah struktur formal. Ada dua elemen penting dalam organisasi informal:

1. Kelompok Informal: Terdiri dari orang-orang yang memutuskan untuk berinteraksi di antara mereka sendiri. Dampaknya terhadap perusahaan bisa positif, negatif, atau tidak relevan, tergantung pada dinamika kelompok tersebut.

2. Grapevine: Jaringan komunikasi informal yang dapat berjalan melalui seluruh organisasi. Grapevine dapat digunakan untuk menyebarkan informasi dengan cepat dan meningkatkan produktivitas, tetapi juga bisa menimbulkan penyebaran informasi yang tidak akurat atau rumor.

Beberapa organisasi mendorong organisasi informal karena dapat meningkatkan kohesi tim dan memberikan saluran komunikasi tambahan yang dapat mendukung tujuan perusahaan.

Intrapreneuring

Intrapreneuring adalah praktik mendukung inovasi dan fleksibilitas bisnis kecil dalam batasan struktur birokrasi yang besar. Banyak perusahaan besar mengadopsi intrapreneuring untuk menciptakan lingkungan yang memungkinkan karyawan bertindak seperti wirausaha di dalam organisasi. Dalam konteks ini, karyawan diberi kebebasan dan sumber daya untuk mengembangkan ide-ide inovatif yang dapat menguntungkan perusahaan.

Dalam organisasi besar, intrapreneuring membutuhkan partisipasi individu yang berperan sebagai:

• Penemu: Karyawan yang menemukan ide atau inovasi baru.

• Juara Produk: Karyawan yang mendukung dan mempromosikan ide atau produk baru di dalam perusahaan.

• Sponsor: Manajer atau eksekutif yang menyediakan sumber daya dan dukungan yang diperlukan untuk mewujudkan ide tersebut.

Intrapreneuring membantu perusahaan besar tetap inovatif dan adaptif, mirip dengan dinamika bisnis kecil yang sering lebih lincah.

Apakah Ini Termasuk dalam Bentuk Dasar Struktur Organisasi?

Organisasi informal dan intrapreneuring bukanlah bentuk dasar struktur organisasi seperti struktur fungsional, divisional, matriks, atau internasional. Sebaliknya, mereka merupakan elemen tambahan yang dapat eksis dalam berbagai bentuk struktur organisasi. Organisasi informal melengkapi struktur formal dengan menambahkan lapisan interaksi sosial yang tidak diatur secara resmi, sementara intrapreneuring berfokus pada peningkatan inovasi dan fleksibilitas di dalam kerangka organisasi yang sudah ada.